家族·观点 | 家族与董事会之间的共同担忧和沟通方式
以下文章来源于和丰家族办公室 ，作者张东兰
构建中国家族（企业）健康、稳定并充满活力的生态系统。致力于中国家族（企业）的保护、管理与传承。以法律筹划、税务筹划、财富管理和生活定制提升中国家族（企业）的人力资本、文化资本、社会资本与金融资本。
家族与董事会的共同担忧
井然有序的家族和董事会，在关注各自职责的同时，也会在广泛层面上共享协同效益。家族企业很多重要问题，会同时引发家族和董事会的担忧。在很多情况下，家族首先做出决策，而董事会则会帮助家族进行权衡和取舍，从而修正决策结果。
为了实现家族和董事会的协同效应，家族和董事会都必须从相互有信心和相互信任的角度出发来处理这些问题。
董事会应当期待从家族获得什么。
想要最大限度受益于董事的服务，企业家族应该首先做到同心同德，或者至少诚恳地付出努力，从而就家族的愿景、价值观和目标达成一致。
董事会还可以向家族成员提出其他期望，使每个家族成员在自己的日常生活中表达企业秉持的价值观。对家族的期望还包括做好功课——阅读共同目标，教育家族成员承担家族责任等。
另外，董事还可以要求家族培养对企业管理人员的尊重，将他们视作角色非常复杂而充满挑战的专业人士。
家族应当期待从董事会获得什么。
家族企业的董事有责任尊重家族所有者的权利、特权、顾虑及感受。
家族成员应该有足够的机会直接与董事进行交流，掌握有关企业的信息。董事应该关注家族的顾虑与担心，在与家族沟通的过程中应该做到清楚明白、尽心尽力；留意到家族希望以什么形式管理企业，以及这样做的目的，同时展现出对家族的价值观及利益的敏感度。家族成员同样有权获得机会，来体现企业认同，高调出席企业活动，或者以社团使者的身份服务或支持企业。
家族与董事会之间的沟通方式
对家族与董事会交流精心规划还可以达到另一个目的：就是影响年轻一代家族成员对董事会的预期，并且加深他们对家族在董事会的角色的了解。
几种沟通技巧已经获得证明，在帮助家族与董事会顺畅运行并提升两者之间互信的方面非常有效：
1.炉边谈话
董事可以利用非正式的情况汇报，以及炉边谈话这些机会来以非正式的形式与家族讨论家族企业存在的问题。这样的活动有利于增强双方之间的信任感，帮助股东更好地了解企业。
2.书面交流
有些家族，股东会收到董事会议程和会议记录、各位董事的背景信息，以及他们的观点。有些家族还会定期寄送内部简报，从而让股东得以了解企业的最新情况。
3.年度社交活动
很多家族会邀请董事参加所有的年度家族活动或其中的一部分，包括家族聚会、野餐或者假日派对等。这就提供了彼此之间熟识、分享信息并且建立互信和公开交流的机会。
4.联合会议
一些规模较小的家族会将家族成员和董事会聚在一起，这样济济一堂的机会一般是一年1～2次。这就为家族成员提供了观察现任董事，以及共同分享与讨论家族顾虑的机会。
5.董事会定期征求有关董事会议程的建议
无论是董事会主席还是其他指定的联络人定期恳请家族成员建议董事会议程事项，都代表董事真诚地进行努力，尊重家族的担忧，并且做出相应的反馈。
6.共同会议
其他家族规划会议时注重鼓励彼此间的互动。家族会议的时间可能排在董事会会议前，并且确定一位家族成员就所有权相关问题向董事会汇报。
7.特别董事会会议
无论什么时候即将推行新的大型计划、发现新的重大问题或规划重要的战略第转变，都建议整个董事会与重要的股东会面。
8.家族参与选拔
董事应该给家族机会去跟董事候选人会面，让家族也帮忙确定这些候选人是否为合适人选。
9.家族成员出任董事会席位，发挥观察或联络作用
很多家族都会按照轮选的方式指派1～2名家族成员，定期参加董事会会议。还有些家族会指派一名家族外部人士担任联络人。家族会在每个季度一次的家族会议上与董事会的联络人及专业顾问碰面，听取后者对董事会行动的报告，并且就此展开讨论。
10.治理委员会
一些规模较大的家族企业还设立了由部分家族成员和董事组成的治理委员会，讨论并协调家族与董事会顾虑的问题。
11.董事担任家族的受托人
在某些情况下（如股权信托），一些家族还会要求董事担任年轻一代家族成员的受托人。这就让董事能够从家族与企业的最佳利益出发来管理企业股份。
12.董事担任家族的导师
一些家族还会邀请自己信任的董事为家族提供资源。这位董事会参加家族会议或加入家族企业机构，成为其宝贵的资源，或者以非正式的形式与家族成员交流。
13.董事与股东的非正式会议
一些规模较大的家族企业会在常规董事会议之前或之后召开非正式的董事会议，与重要股东共同讨论企业问题，这样的会议一般一年2～4次。
14.通过调研了解家族成员的担忧
一些规模较大的家族企业还会定期开展保密的调研活动，让家族成员提出存在的问题与顾虑。调研结果对董事了解股东意图与需求很有帮助，同时也对家族领导者也很有意义。
外部董事是特殊资源，他们在董事会上的贡献越大，家族企业的获益越多。
家族股东需要对整个董事会流程深信不疑。即使家族的担忧对董事来说非常重要，想要表达这些担忧的最佳途径和最有效途径，是家族会议或家族理事会。
[来源：摘自《家族企业治理：家族与企业的平衡和繁荣》第6、7章，译者：张晓初、张东兰、吴景辉]